Arbetsordning

Arbetsordning för Nyländska Nationen vid Åbo Akademi r.f.

Kap. I Inspektor

§ 1

Inspektor åligger:

  1. Att utöva överinseende över nationens verksamhet.
  2. Att representera nationen utåt.
  3. Att vara medlem i förtjänstkommittén samt att utdela nationens högsta

förtjänsttecken.

  1. Att kommunicera regelbundet med medlemmarna via nationens kommunikationskanaler.
  2. Att föra talan vid nationsmöten. På nationsmöten innehar inspektor rösträtt.
  3. Att inneha närvaro- och yttranderätt vid styrelsens samt alla inom nationen verkande utskotts-, kommittéers och interna klubbars sammanträden.
  4. Att verka som ordförande i ordningsutskottet.

Kap. II Styrelse

§ 2

Styrelsen åligger:

  1. Att leda och organisera nationens verksamhet.
  2. Att representera nationen utåt.
  3. Att förbereda ärenden som ska behandlas av nationsmötet.
  4. Att verkställa av nationsmötet fattade beslut.
  5. Att till revisionsmötet inlämna verksamhetsberättelse, verksamhetsplan, budget och bokslut.
  6. Att med sina namn underteckna bokslutet.
  7. Att förvalta nationens egendom.
  8. Att hålla regelbundna protokollförda styrelsemöten.
  9. Att stödja utskotten och kommittéerna i deras arbete och vid behov utse en sammankallare. 
  10. Att till sina efterträdare på respektive poster lämna ett testamente över postens samtliga uppgifter. Testamentena bör vara den nya styrelsen tillhanda innan kommande verksamhetsårets början.
  11. Att arrangera nationskvällen under årsfestveckan och årsfestens sillfrukost.
  12. Att hålla nationens kommunikationskanaler uppdaterade.
  13. Att föreviga nationens verksamhet.
  14. Att vid behov på styrelsemöten tillsätta tillfälliga arbetsgrupper.

§ 3

Styrelsemedlemmar bör inte utan laga förfall vara frånvarande från styrelsens möten. Vid förhinder för deltagande, bör kuratorn meddelas före mötet. Om en styrelsemedlem inte kan delta i styrelseverksamheten för en period som överskrider en vecka bör vederbörande underrätta kurator om detta.

§ 4

Styrelsemedlemmar kan av kurator tilldelas specialuppdrag. 

§ 5

Om en styrelsemedlem försummar sina ansvarsuppgifter minst fyra (4) veckor i följd, bör styrelsen tillsätta en tillfällig ersättare via styrelsebeslut tills nationsmötet väljer en ny person för posten.

§ 6

Kurator åligger:

  1. Att leda styrelsen och vid inspektors frånvaro föra nationens talan.
  2. Att enligt styrelsens beslut sammankalla nationsmöten.
  3. Att övervaka verkställandet av nationsmötets beslut.
  4. Att inneha närvaro- och yttranderätt vid alla inom nationen verkande utskott och kommittéers sammanträden.
  5. Att upprätthålla kontakten till nationens inspektor, hedersmedlemmar och vänföreningar.
  6. Att om övrig styrelsemedlem försummar sina uppgifter sköta uppgifterna i dennes frånvaro och finna en tillfällig efterträdare till posten.
  7. Att fungera som sammankallare för representationsutskottet.
  8. Att verka som sekreterare i ordningsutskottet.

§ 7

Prokurator åligger:

  1. Att vid kuratorns förfall träda i dennes ställe.
  2. Att ansvara för arrangemanget och marknadsföringen av evenemang riktade till nyländska gulnäbbar och rekrytering av nya medlemmar.
  3. Att ansvara för aktiveringen av existerande medlemmar och alumnimedlemmar.
  4. Att fungera som sammankallare för medlemsutskottet.
  5. Att ansvara för den allmänna utbildningen och nätverkandet av nationens funktionärer.
  6. Att följa med funktionärernas verksamhet och vid behov engagera dem.
  7. Att upprätthålla funktionärernas e-postlista.
  8. Att sitta som styrelsens representant i alumninämnden.

§ 8

Sekreterare åligger:

  1. Att föra protokoll vid styrelse- och nationsmöten.
  2. Att ansvara för justerandet och undertecknandet av nationens protokoll samt se till att de finns tillhanda för nationens medlemmar.
  3. Att ansvara för all inkommande post.
  4. Att sammanställa den slutgiltiga verksamhetsplanen och verksamhetsberättelsen.
  5. Att tillsammans med arkivarien upprätthålla nationens arkiv.
  6. Att skicka tackkort, julkort, årsfesthälsningar och övriga hälsningar.
  7. Att föra register över gåvor som överräcks under representationsuppdrag.

§ 9

Skattmästare åligger:

  1. Att handha nationens ekonomiska frågor och ansvara för finansiella ärenden.
  2. Att precisera nationens budgetförslag.
  3. Att på höstmötet upprätta nationens budgetförslag för kommande verksamhetsår.
  4. Att handha nationens räkenskaper och upprätta bokslut under styrelseåret enligt god bokföringssed.
  5. Att upprätta halvårsbokslut som ska presenteras och godkännas under höstmötet.
  6. Att till revisionsmötet inlämna bokslutet.
  7. Att föra matrikel över nationens ordinarie-, stödjande-, alumni- och hedersmedlemmar.
  8. Att handha indrivningen av nationens medlemsavgifter.
  9. Att fungera som förhandsskriven medlem i årsfestkommittén och ansvara för årsfestens bokföring.
  10. Att upprätthålla inventarieförteckning.
  11. Att upprätthålla kontakt till verksamhetsgranskarna.
  12. Att fungera som sammankallare för ekonomiutskottet.

§ 10

Programchef åligger:

  1. Att i samordning med funktionärer arrangera sommarträffen, hembygdsprogram samt andra evenemang och program.
  2. Att stödja nationens funktionärer då de ordnar evenemang.
  3. Att samla ihop styrelsemedlemmarnas och särskilda funktionärers evenemangsplaner inför året och sammanställa dem till sekreteraren för verksamhetsplanen.
  4. Att koordinera samnationella evenemang.
  5. Att ordna evenemang riktade till funktionärer.
  6. Att ansvara för fanan och utse fanbärare och fanvakter.

§ 11

Klubbhövding åligger:

  1. Att arrangera sitzar och motsvarande festligheter i samarbete med värden/värdinnan, nationens samkvämsutskott och resten av styrelsen.
  2. Att ansvara för förfriskningar på nationens evenemang.
  3. Att utse ansvarspersoner till alla tillställningar som har behov för detta.
  4. Att fungera som sammankallare för samkvämsutskottet.
  5. Att fungera som förhandsskriven medlem i årsfestkommittén.
  6. Att fungera som förhandsskriven medlem i ordningsutskottet.

§ 12

Värd/Värdinna åligger:

  1. Att arrangera sitzar och motsvarande festligheter i samarbete med klubbhövdingen, nationens samkvämsutskott och resten av styrelsen.
  2. Att ansvara för tilltugg på nationens evenemang.
  3. Att utse ansvarspersoner till alla tillställningar som har behov för detta.
  4. Att fungera som sammankallare för samkvämsutskottet.
  5. Att fungera som förhandsskriven medlem i årsfestkommittén.

§ 13

PR-chef åligger:

  1. Att ansvara för nationens PR-verksamhet och korrespondensen med medlemmar, funktionärer samt övriga intressenter.
  2. Att inneha huvudansvaret för det regelbundna uppdaterandet av nationens kommunikationskanaler. De övriga styrelsemedlemmarna och PR-utskottet bistår PR-chefen i detta arbete.
  3. Att skriva ett digitalt årsbrev, en komprimerad överblick över det gångna årets verksamhet och kommande evenemang, åt alumnimedlemmar.
  4. Att i samråd med PR-utskottet möjligast mångsidigt fotografera nationens evenemang.
  5. Att fungera som sammankallare för PR-utskottet.

Kap. III Allmänna stadganden för nationens funktionärer

§ 14

Funktionärerna bör hjälpa marknadsföra sin post och söka en efterträdare inför avslutandet av sitt mandat.

§ 15
Funktionärerna bör hjälpa söka en ersättare till sin post om den inte anser sig kunna utföra sina uppgifter. Om funktionären inte klarar av detta åläggs styrelsen att hitta en ersättare.

§ 16

Funktionärer bör vägleda och hjälpa sina efterträdare till deras nya poster i början av mandatet.

§ 17

En nuvarande eller tidigare funktionär har rätt att få ett intyg över sin aktivitet inom nationen. Intyget undertecknas av kuratorn och sekreteraren.

Kap IV Funktionärer

§ 18

Chefredaktör åligger:

  1. Att fungera som chefredaktör för medlemstidningen NyläNNingen och utge den i samarbete med redaktionen minst två (2) gånger per år.
  2. Att ansvara för nationens gulnäbbspublikationer.
  3. Att ansvara för nationens blogg och publicera inlägg i samarbete med redaktionen.
  4. Att fungera som sammankallare för redaktionen.

§ 19

Arkivarie åligger:

  1. Att arkivera allt med historisk betydelse i enlighet med nationens reglemente för arkivfunktion för nationen samt avge en skriftlig berättelse om verksamheten som inkluderas i verksamhetsberättelsen.
  2. Att skriva en årskrönika om det gångna verksamhetsåret som stöd för verksamhetsberättelsen.
  3. Att upprätthålla förteckningar över nationens funktionärer samt mottagarna av nationens förtjänsttecken.

Arkivarien utses på årsmötet och är med fördel en väl förtrogen medlem i nationen.

§ 20

Sångledare (3-5 st.) åligger:

Att leda sången på nationens fester och vårda den studentikosa sångkulturen inom nationen.

§ 21

Webbansvarig åligger:

Att ansvara för upprätthållandet och utvecklingen av nationens hemsida.

§ 22

Årsfestmarskalken åligger:

  1. Att bära huvudansvaret för planeringen och förverkligandet av årsfesten.
  2. Att fungera som ordförande och sammankallare för årsfestkommittén.
  3. Att till sin efterträdare lämna ett testamente.

En (1) eller två (2) årsfestmarskalkar väljs under vårmötet.

Kap V Utskott och kommittéer

§ 23

Utskott och kommittéer utgör en central del av nationens verksamhet. Inom nationen fungerar åtminstone följande utskott och kommittéer: representationsutskottet, medlemssutskottet, ekonomiutskottet, samkvämsutskottet, PR-utskottet, programutskottet, redaktionen, årsfestkommittén, förtjänstkommittén, de äldres råd och hedersmedlemskommittén. Dessa väljs i samband med årsmötet.

Utskottens och kommittéernas möten ska protokollföras. En skriftlig berättelse om verksamheten ska avges och inkluderas i verksamhetsberättelsen.

§ 24

Ekonomiutskottet

Ekonomiutskottet väljs vid årsmötet. Utskottet består av skattmästaren som sammankallare, och av tre (3) till fem (5) övriga ekonomiskt kunniga medlemmar. Ekonomiutskottet sköter förvaltningen av nationens ekonomiska ärenden och ekonomisk planering i samråd med skattmästaren samt assisterar skattmästaren i ekonomiska frågor. Utskottet framlägger sina förslag till nationsmöte. Inom utskottet väljs en näringslivsansvarig.

  1. Näringslivsansvarige åligger:

Att upprätthålla befintliga och utforska möjliga nya samarbeten mellan näringslivet och nationen.

§ 25

Samkvämsutskottet

Samkvämsutskottet väljs vid årsmötet. Utskottet består av klubbhövdingen eller värdinnan som sammankallare, samt minst fyra (4) övriga medlemmar. Utskottets uppgift är att anordna fester och sammankomster, och ansvara för program under dessa.

§ 26

Programutskottet

Programutskottet väljs vid årsmötet. Utskottet består av programchef som sammankallare samt minst fyra (4) övriga medlemmar. Utskottet planerar och förverkligar nationens sommarträff och kultur- och idrottsevenemang.

Inom programutskottet är ansvarsområdena indelade i: kulturansvariga, idrottsansvariga, hembygdsansvariga samt fanbärare och -vakter.

1) Programutskottets kulturansvariga åligger:

Att koordinera nationens kulturella verksamhet. Kulturansvariga väljs inom utskottet och är minst en (1) person.

2) Programutskottets idrottsansvariga åligger:

Att handha nationens idrottsverksamhet. Idrottsansvariga väljs inom utskottet och är minst en (1) person.


3) Programutskottets hembygdsansvariga åligger:
Att handha nationens kontakt till hembygden och att bistå programchefen i arrangemanget av nationens sommarträff och andra hembygdsexkursioner. Hembygdsansvariga väljs inom utskottet och är minst en (1) person.

4) Programutskottets fanbärare och -vakter åligger:
Att bära och vakta nationens fana vid olika tillfällen. Fanbärare och -vakter väljs inom utskottet är minst fyra (4) personer. Dessa personer bör också inneha ett annat ansvarsområde inom utskottet. Andra nationsmedlemmar kan även vid behov agera fanbärare eller fanvakt.

§ 27

PR-utskottet

PR-utskottet väljs vid årsmötet. Utskottet består av PR-chef som sammankallare samt av minst två (2) medlemmar. Dess uppgift är att skapa och utveckla innehållet i nationens kommunikationskanaler och i samråd med PR-chefen möjligast mångsidigt fotografera nationens evenemang.

§ 28

Redaktionen

Redaktionen väljs vid årsmötet. Gruppen består av chefredaktören som sammankallare samt minst tre (3) medlemmar. Redaktionen åligger att ansvara för framställandet och layouten av nationens medlemstidning samt digitala resurser.

§ 29

Representationsutskottet

Representationsutskottet väljs vid årsmötet. Utskottet sammankallas av kuratorn. Utskottet består av minst fyra (4) medlemmar som med fördel besökt nationens vänner tidigare. Representationsutskottet åligger att bistå styrelsen med värnandet om relationerna till nationens vännationer/ -föreningar genom att bidra med kunskap, understöd och kontakter till vännationerna/ -föreningarna. Om ingen från styrelsen har möjlighet att närvara under ett besök hos någon av nationens vännationer/ -föreningar bör utskottets medlemmar ansvara för att nationen representeras. Utskottets medlemmar bistår även årsfestmarskalken med organiserandet av logi för gäster från vännationer/ -föreningar under årsfesten. 

§ 30

Medlemsutskottet

Medlemsutskottet väljs vid årsmötet. Medlemsutskottet sammankallas av prokurator och består av minst tre (3) medlemmar. Medlemsutskottet bistår prokuratorn i rekryteringen samt aktiveringen av nya och existerande medlemmar. 

§ 31

Årsfestkommittén

Årsfestkommittén väljs vid höstmötet och består av årsfestmarskalken, klubbhövdingen, värden/värdinnan, skattmästaren samt tre (3) till sju (7) övriga medlemmar.

Kommitténs uppgift är att arrangera och förverkliga nationens årsfest. 

Årsfestkommittén ansvarar för:

  1. dagsprogram för gäster från vännationer/ -föreningar
  2. fredagssitz
  3. solenn akt och cocktailparty
  4. årsfestbankett varvid festtal hålles av årsfestkommittén utsedd person
  5. nachspiel
  6. anlitandet av en fotograf för att föreviga årsfesten

§ 32

Förtjänstkommittén

Förtjänstkommittén väljs vid årsmötet. Kommittén består av inspektor som förhandsskriven medlem samt fyra medlemmar varav en ska vara innehavare av nationens Åra. Kommitténs uppgift är att utdela kurator Björn Halenius kamratskapspris, Gulnäbbsmärket och nationens Åra. Vid utdelning av förtjänsttecken följer kommittén reglemente för Nyländska Nationens utmärkelser, stipendier och övriga tecken.

§ 33

De Äldres Råd

De Äldres Råd består av fyra (4) till sex (6) väl förtrogna medlemmar. De Äldres Råd är ett rådgivande organ som vid behov hjälper och understöder styrelsemedlemmar och nationen i frågor och ärenden angående nationens planer och verksamhet där ett bredare perspektiv behövs. De Äldres Råd väljs vid årsmötet.

§ 34

Hedersmedlemskommittén

Hedersmedlemskommittén består av fem (5) till sju (7) personer. Bland dem ska vara inspektor, kurator, en åra-innehavare samt en delegat från förtjänstkommittén.

Hedersmedlemskommittén åligger:

  1. Att upprätthålla en lista på hedersmedlemskandidater och presentera förslag på hedersmedlemskandidater till nationsmötet då det är relevant. 
  2. Att efter godkännandet säkerställa valda hedersmedlemskandidaternas årsfestdeltagande.
  3. Att inför årsfestens solenna akt förbereda hedersband och diplom till hedersmedlemmar.

Hedersmedlemskommittén väljs på årsmötet.

Kap. VI Övriga funktionärer, utskott och kommittéer

§ 35

Nationsmötet eller styrelsen kan vid behov etablera tillfälliga funktionärer, utskott eller kommittéer för en bestämd tid för att komplettera existerande eller ny verksamhet. Tillfälliga och övriga funktionärer, utskott och kommittér väljs vid ett nationsmöte.

§ 36

Vid instiftande av tillfälliga och övriga funktionärer, utskott och kommittér bör en tydlig arbetsbeskrivning uppgöras. Tillfälliga och övriga utskott och kommittéer bör bestå av en sammankallare samt övriga medlemmar.

§ 37

Vid upphörandet av den bestämda tiden bör nationsmötet bestämma om tillfälliga verksamheten är behövlig och funktionärsposter, utskott eller kommittéer ska fortsätta i en förlängd tid eller föras in i arbetsordningen som ordinarie funktionärer, utskott eller kommittéer enligt stadgeenliga processer eller upplösas.

Kap. VII Årsfest

§ 38

Nationens årsfest omfattar enligt tradition åtminstone följande evenemang:

  1. nationskväll
  2. dagsprogram för gäster från vännationer/ -föreningar.
  3. fredagssitz där gäster från vännationer/ -föreningar, styrelsen, årsfestkommittén, de som fungerar som värdar för nationens gäster samt övriga involverade i arrangemangen bjuds in.
  4. solenn akt och cocktailparty
  5. årsfestbankett varvid festtal hålles av årsfestkommittén utsedd person
  6. nachspiel
  7. sillfrukost

Kap. VIII Delegationer, ordnar, sällskap och nämnder

§ 39

Alumninämnd

Alumninämnden består av fyra (4) alumnimedlemmar och prokurator. Fyra (4) alumnimedlemmar väljs av vårmötet för en mandatperiod om två år. Prokurator åligger att sammankalla första mötet efter val av alumnimedlemmar till nämnden. Under detta möte väljs ordförande för nämnden bland de fyra alumnimedlemmarna. Alumninämnden får instifta och dela ut egna utmärkelser. 

Alumninämnden åligger:

  1. Att hålla kontakten till alumnimedlemmarna, upprätthålla alumniverksamheten samt skriva det årliga alumnibrevet till alumnimedlemmarna. Brevet utkommer i månadsskiftet januari-februari och behandlar alumniverksamheten, information om nationens övriga verksamhet samt årsfesten och eventuell alumnifest.
  2. Att under sin mandatperiod ordna åtminstone ett alumnievenemang.

§ 40

Gastarnas orden.

Gastarnas orden är en förtjänstorden som fungerar under Nyländska Nationen vid Åbo Akademi r.f. för inval av nya medlemmar följs de av orden uppgjorda regler. Gastarnas orden har full rätt att bestämma över sin egen verksamhet.


Närmare bestämmelser om Gastarnas orden stadgas om i nationens reglemente för utmärkelser, stipendier och övriga tecken. 

§ 41

Pimpinella Sorelle.

Pimpinella Sorelle är en kvinnlig orden som fungerar under Nyländska Nationen vid Åbo Akademi r.f. För inval av nya medlemmar följs de av orden uppgjorda regler. Pimpinella Sorelle har full rätt att bestämma över sin egen verksamhet.

Kap. IX Nationens insignier

§ 42

Nationens symboler är nationens fana, nationsbandet och landskapet Nylands vapen. 

§ 43

Nationens motto är “Kärlek över fakultetsgränserna”.

§ 44

Nationens inspektors och kurators insignier är inspektors galeja respektive kurators klyka.

Kap. X Nationens utmärkelser och tecken

§ 45

Nationen har ett hedersmedlemsmärke, två förtjänsttecken, ett kamratskapspris, ett gulnäbbsmärke, ett styrelsetecken och ett funktionärstecken.

§ 46

Närmare bestämmelser om nationens utmärkelser och insignier stadgas om i nationens reglemente för utmärkelser och övriga tecken.

Kap. XI Övriga stadganden

§ 47

Representationsuppdrag handhas i första hand av styrelsen, eller vid behov av representationsutskottets medlemmar eller av styrelsen utsedd ordinarie eller stödjande nationsmedlem.