Arbetsordning

ARBETSORDNING FÖR NYLÄNDSKA NATIONEN VID ÅBO AKADEMI R.F.

Denna arbetsordning uppdaterades och trädde i kraft 1.1.2018

Inspektor och styrelse

§ 1
Inspektor åligger:
1.1 Att utöva överinseende över nationens verksamhet.
1.2 Att representera nationen utåt.
1.3 Att vara medlem i stipendiekommittén samt att utdela nationens högsta
förtjänsttecken.
1.4 Att kommunicera regelbundet med medlemmarna via nationens
kommunikationskanaler.
Inspektor äger rätt att närvara vid nationsmöten och därvid uttala sig, dock utan att
deltaga i omröstningarna. Inspektor äger rätt att närvara vid styrelsens samt alla inom
nationen verkande utskotts och kommittéers sammanträden och därvid uttala sig.

§ 2
Styrelsen åligger:
2.1 Att leda och organisera nationens verksamhet.
2.2 Att representera nationen utåt.
2.3 Att förbereda ärenden, som skall behandlas av nationsmöte.
2.4 Att verkställa av nationsmöte fattade beslut.
2.5 Att till revisionsmötet inlämna verksamhetsberättelse, verksamhetsplan, budget och
bokslut.
2.6 Att med sina namn underteckna bokslutet.
2.7 Att förvalta nationens egendom.
2.8 Att hålla regelbundna protokollförda styrelsemöten.
2.9 Att stöda utskotten och kommittéerna i deras arbete. Styrelsen utser inom sig
sammankallare för utskotten och kommittéerna i enlighet med vad som anges nedan om
styrelsemedlemmarnas eller utskottens specifika uppgifter.
2.10 Att arrangera informationstillfällen för gulnäbbarna och nyländska abiturienter.
2.11 Att till sina efterträdare på respektive poster lämna ett testamente ur vilket var och
ens uppgifter närmare framgår. Testamentena bör vara den nya styrelsen tillhanda
senast innan årsskiftet.
2.12 Att arrangera nationskvällen i årsfestveckan och Årsfestens sillfrukost.
2.13 Att hålla nationens kommunikationskanaler uppdaterade.
2.14 Att föreviga nationens verksamhet.
2.15 Styrelsen har rätt att tillsätta tillfälliga arbetsgrupper under styrelsemöten.

§ 3
Styrelsemedlem bör inte utan laga förfall vara frånvarande från styrelsens möten.
Styrelsemedlem kan av kurator tilldelas specialuppdrag. Om styrelsemedlem lämnar
Åbo för längre tid än en vecka bör denna underrätta kurator om detta.
Ifall styrelsemedlem försummar sina ansvarsuppgifter minst fyra (4) veckor i följd, kan
styrelsen tillsätta en tillfällig ersättare via styrelsebeslut tills nationsmötet väljer en ny
person för ansvarsuppgiften.

§ 4

Kurator åligger:
4.1 Att leda styrelsen och föra nationens talan.
4.2 Att enligt styrelsens beslut sammankalla nationsmöten.
4.3 Att övervaka verkställandet av nationsmötets beslut.
4.4 Kurator äger rätt att närvara vid alla inom nationen verkande utskott och
kommittéers sammanträden och har rätt att yttra sig.
4.5 Att upprätthålla kontakten till nationens inspektor, hedersmedlemmar och
vänföreningar.
4.6 Ifall övrig styrelsemedlem försummar sina uppgifter är det på Kurators ansvar att
sköta uppgifterna i dennes frånvaro samt att finna en tillfällig efterträdare till posten.
4.7 Att fungera som sammankallare för representationsutskottet.

§ 5
Prokuratorn åligger:
5.1 Att vid kuratorns förfall träda i dennes ställe.
5.2 Att ansvara för fanan, utse fanbärare samt fanvakter till olika tillfällen.
5.3 Att ansvara för arrangemanget och marknadsföringen av evenemang riktade till
nyländska abiturienter.
5.4 Att ansvara för arrangemanget och marknadsföringen av nationens sommarträff.
5.5 Att fungera som sammankallare för hembygdsutskottet.
5.6 Att i övrigt bistå styrelsemedlemmarna i deras arbete.

§ 6
Sekreteraren åligger:
6.1 Att föra protokoll vid styrelsens möten.
6.2 Att ansvara för justerande och undertecknande av nationens protokoll samt att se
till att de finns tillhanda för nationens medlemmar.
6.3 Att ansvara för inkommande post.
6.4 Att skicka tackkort, julkort, årsfesthälsningar och övriga hälsningar.
6.5 Att sammanställa verksamhetsberättelsen och verksamhetsplanen.
6.6 Att tillsammans med arkivarien upprätthålla nationens arkiv.
6.7 Att tillsammans med skattmästaren föra matrikel över nationens ordinarie, stödande
och hedersmedlemmar.
6.8 Att föra register över gåvor som överräcks under representationsuppdrag.
6.9 Att fungera som sammankallare för programutskottet.

§ 7
Skattmästaren åligger:
7.1 Att inom styrelsen handha nationens ekonomiska frågor och ansvara för
bankärenden.
7.2 Att upprätta nationens budget.
7.3 Att handha indrivningen av nationens medlemsavgifter.
7.4 Att upprätthålla inventarieförteckning.
7.5 Att handha nationens räkenskaper och upprätta bokslut under styrelseåret enligt
god bokföringssed.
7.6 Att upprätta halvårsbokslut som ska presenteras och godkännas under höstmötet.
7.7 Att till revisionsmötet inlämna bokslutet.
7.8 Att tillsammans med sekreteraren föra matrikel över nationens ordinarie, stödande
och hedersmedlemmar.
7.9 Att fungera som ordinarie medlem i årsfestkommittén och sköta bokföringen för
årsfesten.
7.10 Att upprätthålla kontakt till verksamhetsgranskarna.
7.11 Att fungera som sammankallare för ekonomiutskottet.

§ 8
Klubbhövdingen och värdinnan åligger:
8.1 Att arrangera nationens årsfest i samarbete med de övriga medlemmarna i
årsfestkommittén.
8.2 Att fungera som ordinarie medlemmar i årsfestkommittén.
8.3 Att arrangera evenemang i samarbete med nationens samkvämsutskott och resten
av styrelsen. Klubbhövdingen och värdinnan bör utse ansvarspersoner till alla
tillställningar samt ansvara för tilltugg och förfriskningar.
8.4 Att fungera som sammankallare för samkvämsutskottet.

§ 9
PR-chefen åligger:
9.1 Att ansvara för nationens PR-verksamhet samt korrespondensen med medlemmar
och övriga intressenter.
9.2 Att inneha huvudansvaret för att uppdatera nationens kommunikationskanaler
regelbundet. De övriga styrelsemedlemmarna och PR-utskottet bistår PR-chefen i detta
arbete.
9.3 Att inneha posten som chefredaktör för medlemstidningen NyläNNingen och utge
den i samarbete med PR-utskottet och layoutgruppen minst två (2) gånger per år.
9.4 Att fungera som sammankallare för PR-utskottet och layoutgruppen.
9.5 Att skriva ett digitalt årsbrev, en komprimerad överblick över det gånga årets verksamhet och kommande evenemang, åt alumnimedlemmar.

Övriga funktionärer

§ 10
10.1 Arkivarie åligger:
Att arkivera allt med historisk betydelse i enlighet med arkivstadgan för nationen samt
avge en skriftlig berättelse om verksamheten som inkluderas i verksamhetsberättelsen.
Arkivarien ska även upprätthålla förteckningar över nationens funktionärer samt
mottagarna av nationens förtjänsttecken. Arkivarien utses på årsmötet och är i första
hand den avgående kuratorn.
10.2 Kulturministern åligger:
Att koordinera nationens kulturella verksamhet samt avge skriftlig berättelse om
verksamheten som inkluderas i verksamhetsberättelsen. Kulturministern väljs av
årsmötet. Kulturministern fungerar som ordinarie medlem i Programutskottet.
10.3 Idrottsministern åligger:
Att handha nationens idrottsverksamhet samt avge skriftlig berättelse om
verksamheten som inkluderas i verksamhetsberättelsen. Idrottsministern väljs av
årsmötet. Idrottsministern fungerar som ordinarie medlem i Programutskottet.
10.4 Sångledare åligger:
Att leda sången på nationens fester.
10.5 Webbansvarig åligger:
Att ansvara för funktionaliteten och utvecklingen av nationens hemsida

Utskott och kommittéer:

§ 11
Utskott och kommittéer är en viktig del av Nyländska Nationens verksamhet. Inom
nationen fungerar åtminstone följande utskott och kommittéer: hembygdsutskottet,
ekonomiutskottet, samkvämsutskottet, programutskottet, PR-utskottet, layoutgruppen,
årsfestkommittén, stipendiekommittén och valkommittén. Dessa väljs i samband med
årsmötet.
Utskottens och kommittéernas möten ska protokollföras. En skriftlig berättelse om
verksamheten ska avges och inkluderas i verksamhetsberättelsen. För aktivt deltagande
i utskottsverksamhet ges ett intyg vid verksamhetsårets slut.

§ 12
Hembygdsutskottet
Hembygdsutskottet väljs vid årsmötet. Utskottet består av prokurator som
sammankallare, samt minst fyra (4) övriga medlemmar. Hembygdsutskottet
upprätthåller förbindelserna med hembygden samt bistår styrelsen med evenemang för
nyländska abiturienter och arrangemangen kring sommarträffen.

§13
Ekonomiutskottet
Ekonomiutskottet väljs vid årsmötet. Utskottet består av skattmästaren som
sammankallare, samt av minst två (2) eller högst fyra (4) övriga ekonomiskt kunniga
medlemmar.
Ekonomiutskottet är ett diskussionsforum för spar- och investeringsplaner samt
assisterar skattmästaren i ekonomiska frågor. Utskottet framlägger sina förslag till
nationsmöte.

§ 14
Samkvämsutskottet
Samkvämsutskottet väljs vid årsmötet. Utskottet består av klubbhövdingen eller
värdinnan som sammankallare, samt minst fyra (4) övriga medlemmar. Utskottets
uppgift är att anordna fester och sammankomster.

§ 15
Programutskottet
Programutskottet väljs vid årsmötet. Utskottet består av sekreterare som
sammankallare samt minst fyra (4) övriga medlemmar. Utskottets uppgift är att ordna
program på fester samt ordna sammankomster för nationens medlemmar.

§ 16
PR-utskottet
16.1 PR-utskottet väljs vid årsmötet. Utskottet består av PR-chef som sammankallare
samt av minst fyra (4) medlemmar och dess uppgift är att skapa och utveckla innehållet i
nationens medlemstidning och övriga kommunikationskanaler.
16.2 Layoutgruppen väljs vid årsmötet. Gruppen består av PR-chef som sammankallare
samt minst två (2) medlemmar. Layoutgruppen åligger att ansvara för layouten av
nationens medlemstidning och övriga kommunikationskanaler.

§17
Representationsutskottet
Representationsutskottet väljs vid årsmötet. Utskottet sammankallas av Kuratorn. Utskottet består av minst fyra (4) medlemmar. Representationsutskottet åligger att bistå styrelsen med värnandet om relationerna till Nationens vännationer/ -föreningar genom att bidra med kunskap, understöd och kontakter till vännationerna/ -föreningarna. Ifall ingen från styrelsen har möjlighet att närvara under ett besök hos någon av nationens vännationer/ -föreningar bör utskottets medlemmar ansvara för att Nyländska Nationen representeras. Utskottets medlemmar bistår även Årsfestmarskalken med organiserandet av logi för gäster under årsfesten. Utskottets medlemmar bör ha besökt vännationerna vid tidigare tillfällen.

§18
Övriga kommittéer, utskott och funktionärer väljs vid nationsmöte. Övriga utskott och
kommittéer bör bestå av en sammankallare samt övriga medlemmar.

§ 19
19.1 Nationens årsfest omfattar enligt tradition åtminstone följande evenemang:
• nationskväll
• dagsprogram för representanterna från vänföreningarna.
• fredagssitz där representanterna från vänföreningarna, styrelsen, årsfestkommittén, de
som fungerar som värdar för nationens gäster samt övriga involverade i arrangemangen
bjuds in.
• solenn akt och cocktailparty
• årsfestbankett varvid festtal hålles av årsfestkommittén utsedd person
• nachspiel
• sillfrukost
19.2 Under höstmötet väljs en (1) eller två (2) årsfestmarskalkar. Inför jubileumsår sker
detta på vårmötet. Årsfestmarskalken bär huvudansvaret för planeringen och
förverkligandet av årsfesten samt fungerar som ordförande och sammankallare för
årsfestkommittén. Årsfestmarskalken skall till sin efterträdare lämna ett testamente.
19.3 Årsfestkommittén väljs vid årsmötet och består av årsfestmarskalken,
klubbhövdingen, värdinnan, skattmästaren samt tre (3) till fem (5) övriga medlemmar.
Kommitténs uppgift är att arrangera och förverkliga nationens årsfest. Inför
jubileumsår kan årsfestkommittén tillsättas på höstmötet.
Årsfestkommittén åligger att arrangera:
• dagsprogram för representanterna från vänföreningarna
• fredagssitz
• solenn akt och cocktailparty
• årsfestbankett varvid festtal hålles av årsfestkommittén utsedd person
• nachspiel
Årsfestkommittén utser en hovfotograf som åligger att föreviga årsfesten.

§ 20
20.1 Nationens har två insignier, Inspektorns galeja och Kuratorns klyka.
20.2 Nationen har två förtjänsttecken, ett styrelsetecken och ett funktionärstecken. Nationens Åra är det högsta förtjänsttecknet och det näst högsta är Gastarnas ordens förtjänsttecken. Styrelsetecknet, en medalj, får bäras i ämbetet av alla styrelsemedlemmar och efter utgången av mandatperioden. Funktionärstecknet, en pins i form av en silvrig galeja, får bäras av aktiva och tidigare funktionärer. Nationen delar dessutom årligen ut kurator Björn Halenius kamratskapspris samt gulnäbbsstipendiet.
20.3 Gastarnas orden är en förtjänstorden som fungerar under NN vid Åbo Akademi r.f.
Ordens syfte är att upprätthålla en levande kontakt mellan NN:s nuvarande och tidigare medlemmar. För inval av nya Gastar följes de av orden uppgjorda navigationsregler.
Gastarna har full rätt att bestämma över utdelandet av Gastarnas ordenstecken och andra inre angelägenheter som angår Gastarna utan påverkan av nationen. Bland Gastarna utses årligen tre (3) personer till Matroser vars huvudsakliga uppgift är att förmedla information mellan Gastarna och NN och vice versa, samt att upprätthålla medlemsregister och sammankalla följande ordensmöte.
20.4 Valkommittén väljs vid årsmötet. Kommittén består av den avgående styrelsen. Kommitténs uppgift är att utdela gulnäbbsstipendiet samt att vid behov komma med förslag till kandidater vid val till förtroendeposter inom nationen.
20.5 Stipendiekommittén väljs vid årsmötet. Kommittén består av inspektor samt fyra medlemmar varav en bör vara innehavare av nationens Åra. Kommitténs uppgift är att utdela kurator Björn Halenius kamratskapspris samt nationens Åra. Vid utdelning av förtjänsttecken följer kommittén de på förhand utarbetade kriterierna för utdelningen.

Övriga stadganden

§ 21
21.1 Representationsuppdrag handhas i första hand av styrelsen, eller vid behov av representationsutskottets medlemmar eller av styrelsen utsedd ordinarie nationsmedlem.
21.2 Denna arbetsordning träder i kraft 1.1.2020.